個人事業主が経費にできるもの・できないものは？判断基準や必要書類を紹介！

経費にできるもの

個人事業主として経費を計上する際は、勘定科目に注意する必要があります。

勘定科目とは、帳簿に経費を記載する際に費用を区分するためのものです。区分をしておけばどこにどれだけの費用がかかっているか一目で把握できます。

個人事業の経費計上で主に使われる勘定科目は以下の通りです。

経費にできないもの

事業に関連するものや売上に関係するもののほとんどは経費として計上できます。しかし、なかには経費として認められないものもあるため、注意が必要です。

経費にできないものの具体例は以下の通りです。

事業との関連性がある

個人事業における経費は、事業との関連性があるかが一番重要です。税務署から説明を求められた際は、客観的に証明できるものでなくてはなりません。

例えば、接待交際費であれば、どの取引先とどのような理由があって食事をしたのか証明する必要があります。

取引先と食事をした理由が明確にできなければ、事業・売上に関連性がないと判断され、経費として計上できなくなります。

自身のためだけの出費ではない

個人的な出費は経費として計上することはできませんが、業務や事業に関わることであれば経費にできる可能性があります。

例えば、業務を遂行するために必要な参考書籍や企画の資料として必要な書籍などであれば、「新聞・図書費」として計上できるケースがあります。

また、業務で英語を使う必要があるのであれば、英会話教室の授業料を「研修費」として計上するというのもやり方の一つです。

自身のためだけの出費ではなく、事業や従業員のための出費であれば、経費として計上できるでしょう。

常識の範囲内の金額

個人事業における経費に上限はありません。しかし、事業規模や売上規模に見合わない金額の出費は妥当性に欠けるとして、税務署から指摘される可能性があります。

例えば、年間の売上が数百万円の個人事業主が毎月10万円以上の高額な接待交際費を支払っていては不自然です。こういった出費が多発している場合は、税務署から怪しまれてもおかしくありません。

一般的には領収書やレシートが必要

経費計上の証拠書類として、取引先やお店が発行する領収書やレシートが用いられることが多いです。

領収書やレシートの形式に法的な定めはありませんが、一般的に以下の項目が記載されている必要があります。

経費の証拠書類は、7年間の保存義務があります。税務調査の際は領収書やレシートの提出を求められる場合があるため、年ごとに整理しておくとわかりやすいです。

領収書やレシートの代わりになる書類

領収書やレシートを紛失した場合や当初から発行されていない場合は、出費を客観的に証明する書類を用意する必要があります。

クレジットカードを利用した出費や銀行振込を伴う出費であれば、利用明細や振込明細書と請求書・納品書をセットで保管しておけば経費の証拠書類として利用できます。

また、電車やバスを利用した際に交通系ICカードを使用したのであれば、利用履歴を印刷して保管しておけば経費の証拠書類にすることが可能です。

領収書やレシート以外で、経費の証拠書類と認められる可能性が高いものは以下の通りです。

青色申告で計上する

個人事業主の確定申告は、青色申告と白色申告の2種類です。青色申告であれば、節税効果を高められる可能性があります。

青色申告には特別控除枠が設けられており、確定申告期限までに申告書を提出すれば55万円の控除が受けられます。

申告する際にe-Taxもしくは電子帳簿保存を利用すればさらに10万円の特別控除が追加され、最大で65万円の控除を受けることが可能です。

専門家へ相談する

個人事業は業務とプライベートが混在していることから、経費として計上できる費用の判断が難しい場合があります。自身で判断が難しい場合は専門家に相談することで、節税効果を高められるかもしれません。

例えば、税理士であれば、経費にできるか判断が難しい出費でも的確に見極めることが可能です。また、節税に関するアドバイスも適切にしてくれるため、経費計上時の節税効果を最大限高められます。

相談は費用が発生しますが、税理士への報酬は経費として計上できます。

減価償却の特例を使う

取得金額が10万円以上の事業用資産であれば、耐用年数に応じて分割して経費として計上できます。

しかし、特定の条件を満たし、青色申告決算書に必要事項を記載すれば、少額減価償却資産の特例を受けることが可能です。

少額減価償却資産の特例では、10万円以上30万円未満の減価償却資産を取得した際に一括で経費として計上でき、節税効果を高められます。

少額減価償却資産の特例を受けるための条件は以下の通りです。

過少申告加算税

過少申告加算税とは、本来支払うべき税額を少ない金額で申告した場合に課せられるものです。

未納分には10％の追徴課税が課せられますが、未納分が当初申告した金額もしくは50万円より多い場合は、未納分に対して15％の追徴課税が課せられます。

誤って間違った金額を申告してしまった場合は、調査の事前通知が届く前に修正申告をすれば、過少申告加算税は回避可能です。

重加算税

意図的に存在しない経費の計上や領収書やレシートの偽造を行った場合は、重加算税が課せられます。

未納分には35％〜40％の追徴課税が課せられることに加え、未納していた期間に対して延滞税も課せられます。

税務調査で発覚するケースがほとんどであり、見つかった場合は本来より多額の税金を支払うことになるため、注意が必要です。

無申告加算税

無申告加算税とは、納めるべき納税を怠った際に課せられるペナルティです。

本来の税額が50万円以内の場合は15％の追徴課税、50万円を超える場合は20％の追徴課税が課せられます。

後だし経費が認められなくなる

後だし経費とは、納税義務がある所得税の減額を目的として、帳簿に記載されていない経費を後から申告することをいいます。

2023年分の確定申告からは、税務調査において経費であると明確に証明できないものや業務上必要な出費であると書類から証明できない経費は、計上が不可能になりました。

帳簿の不備にペナルティが課せられる

これまでは、税務署から帳簿を求められた際に応じることができなかったり帳簿に何らかの不備がある場合でもペナルティが課せられることはほとんどありませんでした。

しかし、2023年分の確定申告からはペナルティが課せられることが決定し、帳簿を提出できない場合や不備がある場合は、過少申告加算税と無申告加算税が課せられます。